DocuWorksとは | 料金・評判【クラウド文書管理システム】

紙で出来ていたことがそのまま出来る文書管理ソフト

社内に導入して15年は経過している文書管理ソフトウェアです。導入当初は取引先企業様での採用例は少なかったのですが、徐々にシェアを獲得していった模様。現在では社内の図面データなどはほとんどドキュワークスで管理しています。DocuworksDesk上で文書をくっ付けた【ホチキス止め）り、外したり、バインダーに収めたりといった紙文書で行うことがそのまま視覚的に出来ることが社内でも好評です。付箋や文字の書き込み・押印なども問題なく行えます。

メタ属性の編集でいちいちビューワーが起動してしまうのが残念です。とは言っても、Docuworksに限ったことではないのですが。。。。ファイルを右クリックしてコンテキストメニューでメタ情報の書き込みができるといいなと思っています。インボイス関連でいちいちビューワーを開いて編集するの疲れました。サードパーティ製品でもう少し編集しやすくしてくれるソフトもあるようですが。

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文書が見やすくなります

DocuWorksの良いポイントは文書が見やすくなることです。wordやexcelで作成した文書をDocuWorksに変換すれば、頁形式で表示されて見やすくなります。特にエクセルではシートごとで見なければならず、しかもシートの大きさが異なると、とても見にくいですが、DocuWorksに変換すれば各頁が積み重なるように表示されてクリック1つで次頁へスムーズに移るので、大変見やすいです。

PowerPointのデータをDocuWorksへ変換する際、かなり時間がかかることがあります。もしくは「変換中」と表示されて全く動かなくなることがあります。wordやexcelを変換するときはそうしたトラブルはないのですが、なぜかPowerPointのデータを変換するときだけそうしたトラブルが起こることがあります。

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中小企業にも導入しやすいアプリ

社内文章、報告書等をペーパーレスで行えるようになった。それぞれのユーザーフォルダを作成することが出来るため、メール等でやり取りしていた文章等も、直接本人のフォルダに投稿することが出来るため、便利になった。

文章自体は、添付、送付することが出来るようになったのはいいが、ドキュワークス内でのチャット等のやり取りが無いため、入れたことの報告などを従来通りメール、電話で行わなければいけないため、二度手間になることがある。

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紙を管理するわずらわしさから解放される

使い方は直感的でわかりやすく、紙を扱うイメージで画像ファイルとして扱える。FAX機能だけでなく、画像に簡単に文字等を書き足しするのができるところが便利。PDFもドキュワークスファイルに簡単に変更できる(逆もしかり)ので当初の予想よりも使い方が広がった。さらに紙を保管する場所も不要になり、引き続き使い続けたいツールになっている。

OCRの機能がやはりおまけ程度で精度が低いように感じる。費用を考えれば仕方ないかもしれないが・・・。あとＰＤＦをドキュワークスファイルに落とすと画質が落ちる。設定変更できるか調べたけどよくわからない。その点が改善されればもっといいツールになると思う。

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PDFとの決定的なPoint

FijiFilmのDocuWorksは、とてもいい製品ですが最高の欠点は、PDF（Acrobat）に機能で利用価値の高い機能がありません。それは「しおり」機能です。大体同じ機能を持ち合わせていますがAcrobatのしおり機能とは便利さが大きく違います。DocuWorksは、付箋でカバーしようとしてる様に思いますが、とても機能的には劣ります。
いい点は、とても軽快で軽く、サクサク動きます。オプションを利用すれば、Acrobatよりいい点も多くあります。まずはCloud Driveを多用するなら、DocuWorksの方が優れていると感じます。まずは、やりたい事を見極め選択するといいでしょう。コピー機（複合機）を専門的に扱っているだけFAXやScan機能などは重宝します。

どうしても「しおり」の機能が欲しい。他社・取引先とのやり取りはPDFがデファクトスタンダードとなているのでネイティブファイルは社内のみとなりがちです。PDF変換も出来るので大きな問題では無いですが、同い字内容のファイルを持つのは無駄な気がします。

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