 OPTIM Contract |  SmartRead |  MyQuick |
|---|---|---|
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| OCR対応機能 埋め込み文字なしのPDF 斜め掛けの契約書 手書き文字やゴム印 | OCR対応機能 埋め込み文字なしのPDF 斜め掛けの契約書 手書き文字やゴム印 | OCR対応機能 埋め込み文字なしのPDF |
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目次
文書管理システムとは
文書管理システムとは、電子化された文書ファイルを管理することができるシステムです。報告書、契約書、指示書、議事録などのファイルを中心に管理することができるよう設計されています。
大量の文書ファイルを整理することができることに加えて、「OCR（テキスト読み取り）機能」、「検索機能」、「各ファイルの情報管理」などが備わっています。
| 機能 | 内容 |
|---|---|
| OCR（テキスト読み取り）機能 | 画像ファイルやPDFファイルなどの文字部分を認識し読み取ることができます。紙ベースからからデータ化したファイルの文字の読み取り可能です。導入するシステムによっては、「斜め掛けの契約書」や「手書き文字やゴム印」などの読み取りにも対応しています。 |
| 検索機能 | 管理システムに登録された文書ファイルは、「ファイル名」、「ファイルのテキスト」、「担当者名」、「日付」など様々な要件で検索することができます。また、導入するシステムによっては、管理システムに登録する際に自動で振り分けされ整理された形になります。 |
| 各ファイルの情報管理 | 文書ファイル毎に、担当者や期限など詳細な情報も管理することができます。それに伴って、契約終了や更新などのタイミングで担当者宛に通知されるように設定することも可能です。 |
電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法とは、「税務に関わる書類がデータ保存可能になる法律」のことです。これまでは、契約書や請求書といった税務関係書類を書類として保存しなければなりませんでしたが、2022年1月に法改正があり、現在ではそれらが紙ではなく電子データファイルでも問題なくなりました。
2023年現在では、税務に関わるファイルは「紙での保存」、「電子ファイルでの保存」どちらも問題ありません。ですが、2024年1月以降は、「電子取引（メールなどによる取引）」における税務関係ファイルは、電子ファイルでの保存管理が義務化されます。
中小企業だけではなく自治体にも導入されている？
文書管理システムは、中小企業を中心に導入されているわけではなく、区役所や市役所など自治体にも導入されています。
自治体の場合、よりデータ改ざんなどのリスクに備えなければならなず、デジタル化への抵抗もあるため、導入が進むのは遅いですが、少しずつ導入が進んでいます。システム自体は、文書管理に重視を置いている自治体の要望にも応えうる機能とセキュリティが備わっているということです。
文書管理システムの種類は？
文書管理システムといっても、一つの種類だけではなく、幾つも種類があります。「クラウド型と買い切り型」、「パッケージ型とオンプレミス型」があると覚えておくと良いでしょう。
クラウド型と買い切り型
まず、文書管理システムの種類として理解しておくべきは、「クラウド型」と「買い切り型」についてです。ほとんどは、クラウド型ですが、どのようなものなのかそれぞれ紹介していきます。
| クラウド型 | 買い切り型 | |
| 特徴 | メーカーが管理するサーバー環境で文書ファイルを管理 | 使用しているハードウェアにサーバー環境を構築しファイルを管理 |
| メリット | 初期費用を抑えてスタートできる 機能がアップデートされる | 長期利用する場合に費用が抑えられる セキュリティ機能に優れている |
| デメリット | 毎月使用料がかかる セキュリティリスクが少し上がる | 初期費用が高くなりやすい 機能がアップデートされにくい |
パッケージ型とオンプレミス型
文書管理システムの多くは、クラウド型ですが、クラウド型の中でも「パッケージ型」と「オンプレミス型」があります。企業毎に合うタイプは異なりますので確認しておきましょう。
| パッケージ型 | オンプレミス型 | |
| 特徴 | すでに備えられた定型的な機能を中心に使用することができる | 基本的な機能に加えて、企業毎に必要な機能を設計してもらえる |
| メリット | 初期費用や月額費用が抑えられる 導入までがスムーズ | 企業独自システムを利用できる サポートが充実していることが多い |
| デメリット | 必要な機能が備わってない場合がある | 初期費用や月額費用が高くなりやすい |
文書管理システムにかかる費用は？
文書管理システムに費用は、基本的には月あたり1万円〜2万円程度から利用することができます。初期費用は、パッケージ型タイプであれば0円で導入できる場合もあります。オンプレミス型の場合は、初期費用で20万円〜30万円程度かかると考えておくと良いでしょう。
ランニングコストとしての支払いは、「月額費用として支払う場合」、「年額費用として払う場合」があります。また、月額費用を支払う場合でも定額でかかる場合とユーザー一人あたりで利用料が定められている場合があります。
文書管理システムを利用するメリット
メリット1
文書にかかるコストを削減することができる
文書をデータ化して管理することによって、紙を保管する際のスペースや文書を整理する際の人件費を抑えることができます。
メリット2
文書管理がしやすくなり業務効率化につながる
文書をデータ化して管理することによって、必要な文書を探しやすい、期限漏れなどのリスクを抑えることができます。また、権限を変えることによって、取引先にも共有しやすくなります。
メリット3
セキュリティが強固になり、紛失リスクも抑えられる
文書管理システムの多くには、権限管理や操作ログを把握する機能などをはじめとしたセキュリティ機能も付与しているので、情報漏洩や改ざんを防ぐことにも繋がります。また、登録時や失効時には通知などがされる機能もあるので紛失リスクも抑えられます。
文書管理システムの選び方
文書管理システムを選ぶときに押さえておくべき2つの重要ポイント
- コストパフォーマンス重視であれば「クラウド型」、「パッケージ型」の文書管理システムを選ぶ
- 規模が大きく機密性を高めたいのであれば「クラウド型」、「オンプレミス型」の文書管理システムを選ぶ
コストパフォーマンス重視であれば「クラウド型」、「パッケージ型」の文書管理システムを選ぶ
最低限のかたちで文書管理をしたいのであれば「クラウド型」、「パッケージ型」の文書管理システムを選ぶことがおすすめです。特に中小企業などで文書管理システムを導入するのであれば「クラウド型」、「パッケージ型」がおすすめです。
パッケージ型であっても便利な機能はたくさん備わっているのでおすすめです。備わっている機能の中でも「OCR機能」や「通知機能」などがあると非常に利用しやすくなります。
規模が大きく機密性を高めたいのであれば「クラウド型」、「オンプレミス型」の文書管理システムを選ぶ
規模が大きく機密性を高めたいのであれば「クラウド型」、「オンプレミス型」の文書管理システムを選ぶのがおすすめです。数千人を超えるような規模の会社の場合は管理する文書も膨大になるので「クラウド型」、「オンプレミス型」を選ぶと良いでしょう。
初期費用が高くなりやすく、月額費用も見積もり後に決まることが多いですが、大量のデータを一元管理することができることに加えて、企業にあった形のシステムを導入することができます。