RECEPTIONISTとMicrosoft365を連携する

受付システムのRECEPTIONISTでは、さまざまなアプリケーションと連携してより便利に活用することができます。

その中で「Microsoft365」と連携することも可能です。

このページでは、RECEPTIONISTとMicrosoft365の「それぞれのサービス紹介」、他に「連携するメリット」や「連携する方法」を記載しています。

RECEPTIONISTとMicrosoft365を紹介

RECEPTIONISTとは

RECEPTIONISTは、受付システムの一つで、iPadを1台用意するだけでサービスを利用することができます。

RECEPTIONISTを利用することで、従業員と来訪者の双方にメリットがあります。

従業員にとっては、「担当者への取り次ぎ業務の軽減」、「受付をした来訪者の記録(入退館記録)」、「固定電話の撤廃」など業務効率化の面においてのメリットが強いです。

また、来訪者にとっても、事前に受けたQRコードをかざすだけで担当者を呼び出せるなど、スムーズに受付対応がされます。

RECEPTIONISTを導入した企業では、「コスト85%削減」、「従来の業務から95%削減」などの効果があると言われています。

Microsoft365とは

Microsoft365とは、Microsoftのアプリケーションがパッケージ化されたサブスクリプション型のサービスです。

Microsoftのアプリケーションは、ビジネスユーザーにとっては馴染み深いものも多いはずです。代表的なものを紹介します。

代表的なMicrosoft365のアプリケーション

Word

Excel

PowerPoint

Outlook

Word

Microsoft365のアプリケーションは、パソコンを使用したことがある人であれば一度は使用したことがあるでしょう。

一部Windowsのみ対応のアプリもありますが、Macでも使用できるアプリは数十個あり、ビジネスをより効率的にします。

RECEPTIONISTとMicrosoft365を連携するメリット

RECEPTIONISTとMicrosoft365を連携すると幾つかのメリットがあります。

ここでは、RECEPTIONISTとMicrosoft365を連携するメリットを紹介します。更に便利に活用しましょう。

カレンダー登録でスケジュール管理がしやすくなる

RECEPTIONISTとMicrosoft365を連携するとメリットの一つは、カレンダー登録によって当日のスケジュールを管理しやすくなります。

Microsoft365には、Outlookカレンダーアプリがあります。連携していると、アポ作成時に自動的にOutlookカレンダーに反映されます。

Outlookカレンダーの方で会議室情報も反映されるようにしておくことで、予定時間に空いている会議室を表示させることも可能です。

Outlookカレンダーを別の社員と連携しておくことで、別の社員も当日の来訪の予定を確認することができます。

普段使用するアプリにメッセージ送信が可能になる

RECEPTIONISTとMicrosoft365を連携することで、普段使用するアプリにメッセージ送信が可能になります。

来訪者が受付したタイミングで、OutlookやMicrosfot Teamsなどの、メールツールやビジネスチャットツールに通知することができます。

RECEPTIONISTとMicrosoft365を連携する方法

RECEPTIONISTとMicrosoft365を連携する前に

RECEPTIONISTとMicrosoft365を連携する際、「クラウド版のMicrosoft365」のみ連携することが可能となっています。

連携ができないライセンス

  • Microsoft 365 Apps for business
  • Microsoft 365 Apps for enterprise
  • Microsoft 365 F1
  • Microsoft 365 Family
  • Microsoft 365 Personal
  • Microsoft 365 Basic

その他、連携前に確認しておくこと

登録のメールアドレスを同一にする

下記それぞれのメールアドレスを同一のものとして設定する必要があります。

  • RECEPTIONIST上に登録された従業員のメールアドレス
  • 連携するMicrosoft365アカウントのメールアドレス

Outlookカレンダーの予定表の順を変更

Outlookカレンダーの予定表をデフォルトの形から、下記の形に並び替えてください。

  • 全カレンダーグループ内で、「個人用の予定表」を1番上に表示
  • 「個人用の予定表」内で、「予定表」を1番上に表示

RECEPTIONISTとMicrosoft365を連携する方法

STEP
RECEPTIONISTの「アカウント情報」を選択

RECEPTIONISTのWEB管理画面にログインします。その後、「アカウント情報」を選択します。

STEP
Microsoft365と「接続」をクリックする

アカウント情報を開くと、タブが表示されます。

「外部提携」をクリックします。Microsoft365の右側にある「接続」をクリックします。

STEP
Microsoftにログインする

Microsoftのログイン画面が表示されるため、ログインを進めます。

STEP
連携確認に承諾する

連携に際して、確認画面が表示されます。

右下にある「承諾」ボタンをクリックします。

正常に完了すると、「Outlookカレンダーと連携しました。」というメッセージが表示されます。

まとめ:RECEPTIONISTとMicrosoft365を連携する

受付システムのRECEPTIONISTとMicrosoft365を連携すると、受付にかかわる業務が更に効率化されます。

RECEPTIONISTとMicrosoft365を連携すると、下記のようなメリットがあります。

  • カレンダー登録でスケジュール管理がしやすくなる
  • 普段使用するアプリにメッセージ送信が可能になる

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