受付システムのRECEPTIONISTでは、さまざまなアプリケーションと連携してより便利に活用することができます。
その中で「Google Workspace」と連携することも可能です。
このページでは、RECEPTIONISTとGoogle Workspaceの「それぞれのサービス紹介」、他に「連携するメリット」や「連携する方法」を記載しています。
RECEPTIONISTとGoogle Workspaceを紹介
RECEPTIONISTとは
RECEPTIONISTは、受付システムの一つで、iPadを1台用意するだけでサービスを利用することができます。
RECEPTIONISTを利用することで、従業員と来訪者の双方にメリットがあります。
従業員にとっては、「担当者への取り次ぎ業務の軽減」、「受付をした来訪者の記録(入退館記録)」、「固定電話の撤廃」など業務効率化の面においてのメリットが強いです。
また、来訪者にとっても、事前に受けたQRコードをかざすだけで担当者を呼び出せるなど、スムーズに受付対応がされます。
RECEPTIONISTを導入した企業では、「コスト85%削減」、「従来の業務から95%削減」などの効果があると言われています。
Google Workspaceとは
Google Workspaceとは、Googleのアプリケーションがグループウェアとして利用できるクラウド型のサービスです。
Googleのアプリケーションは、ビジネスユーザーにとっては馴染み深いものも多いはずです。代表的なものを紹介します。
代表的なGoogle Workspaceのアプリケーション
Gmail
カレンダー
チャット
ドキュメント
スプレッドシート
Google Workspaceのアプリケーションは、パソコンを使用したことがある人であれば一度は使用したことがあるでしょう。
Google Workspaceのアプリケーションは、そのほとんどが無料で利用することができ、PCとスマホ双方での利用が可能です。
RECEPTIONISTとGoogle Workspaceを連携するメリット
RECEPTIONISTとGoogle Workspaceを連携すると幾つかのメリットがあります。
ここでは、RECEPTIONISTとGoogle Workspaceを連携するメリットを紹介します。更に便利に活用しましょう。
カレンダーに自動登録できる
RECEPTIONISTとGoogle Workspaceを連携するメリットの一つは、カレンダー登録によって当日のアポをカレンダーに自動登録することができます。
空いているスケジュールを把握しやすく、さらにダブルブッキングを防ぐことができます。
社員同士やクライアントとのスケジュールの把握をGoogleカレンダーによって行っている企業も多いことから、より業務効率化につながるでしょう。
アポ作成時に、設定した参加者のカレンダーにも自動で予定が反映されます。
RECEPTIONISTに申し込みをしてアカウントを発行すると、日程調整ツールの「調整アポ」が無料で利用でき、日程調整も効率的になります。
オンライン会議のURLを自動で発行できる
RECEPTIONISTとGoogle Workspaceを連携することで、オンライン会議のURLを自動で発行することができます。
上記で紹介した「調整アポ」でアポを作成するときの会議設定を「WEB会議」にすると、予定確定時にGoogle MeetのURLが発行されます。
RECEPTIONISTとGoogle Workspaceを連携する方法
RECEPTIONISTとGoogle Workspaceを連携する前に
RECEPTIONISTとGoogle Workspaceを連携する際、RECEPTIONISTのサービスに含まれる調整アポのメールアドレスとGoogleアカウントのメールアドレスが同一にする必要があります。
RECEPTIONISTは、Microsoft365と連携することも可能です。しかし、Google WorkspaceとMicrosoft365を同時に連携することはできません。
RECEPTIONISTとGoogle Workspaceを連携する方法
RECEPTIONISTのWEB管理画面にログインします。その後、「アカウント情報」を選択します。
アカウント情報を開くと、タブが表示されます。
「外部提携」をクリックします。Google Workspaceの右側にある「接続」をクリックします。
連携するGoogleのアカウントを選択します。
アカウントの連携するために、右下にある「許可」ボタンをクリックします。
正常に完了すると、「Outlookカレンダーと連携しました。」というメッセージが表示されます。
まとめ:RECEPTIONISTとGoogle Workspaceを連携する
受付システムのRECEPTIONISTとGoogle Workspaceを連携すると、受付にかかわる業務が更に効率化されます。
RECEPTIONISTとGoogle Workspaceを連携すると、下記のようなメリットがあります。
- カレンダーに自動登録できる
- オンライン会議のURLを自動で発行できる
RECEPTIONISTに興味がある場合は、下記のボタンをクリックして詳細を確認しましょう。